Zásady zpracování osobních údajů

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Ing. Radek Pokorný
daňový poradce, ev. č. 3724
zapsán v seznamu Komory daňových poradců ČR

IČ: 711 67 935
sídlo: U Luhu 198/1, 635 00 Brno-Kníničky

Kontaktní e-mail: —

Postavení při zpracování údajů

V závislosti na povaze konkrétní činnosti mohu vystupovat jako správce osobních údajů, zejména pokud údaje zpracovávám pro vlastní zákonné a profesní povinnosti, nebo jako zpracovatel, pokud údaje zpracovávám jménem klienta a podle jeho pokynů. Typicky se to může týkat například části účetní nebo mzdové agendy.

Pravidla pro případy, kdy zpracovávám osobní údaje jménem klienta jako zpracovatel, jsou podrobněji upravena v podmínkách spolupráce.

Jaké osobní údaje zpracovávám

Zpracovávám pouze údaje nezbytné pro poskytování sjednaných služeb, komunikaci a plnění zákonných povinností. Typicky se jedná zejména o:

• identifikační a kontaktní údaje,
• údaje související s daňovou, účetní a mzdovou agendou,
• údaje dalších osob obsažené v klientských podkladech, pokud jsou pro zpracování agendy nezbytné,
• informace poskytnuté v rámci komunikace,
• technické údaje nutné k zajištění bezpečnosti a provozu služeb.

Účely zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracovávám zejména za účelem:

• poskytování daňového poradenství, vedení účetnictví a zpracování mezd,
• komunikace s klienty a zájemci o služby,
• plnění smluvních závazků,
• plnění právních a profesních povinností,
• zajištění bezpečnosti, organizace, kontroly a efektivního zpracování agendy.

Právní základ zpracování

Osobní údaje zpracovávám pouze tehdy, pokud k tomu existuje odpovídající právní důvod. Zpracování je založeno zejména na:

• plnění smlouvy nebo jednání o jejím uzavření,
• plnění zákonné povinnosti,
• oprávněném zájmu, zejména na ochraně právních nároků, bezpečnosti a řádném provozu,
• případně na souhlasu, pokud je pro konkrétní zpracování odpovídajícím právním základem.

Údaje zaslané prostřednictvím kontaktního formuláře zpracovávám za účelem vyřízení dotazu a případného jednání o spolupráci. Podle povahy komunikace je právním základem zejména jednání před uzavřením smlouvy nebo oprávněný zájem na vyřízení komunikace.

Souhlas nepoužívám jako náhradu jiného právního základu tam, kde je zpracování nezbytné pro splnění smluvní nebo zákonné povinnosti.

Zpracování osobních údajů v rámci AML

V případech, kdy na poskytovanou službu dopadají povinnosti podle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, zpracovávám osobní údaje také za účelem identifikace a kontroly klienta a plnění dalších povinností podle tohoto zákona.

Toto zpracování je založeno na plnění právní povinnosti. Údaje a doklady získané v rámci identifikace a kontroly klienta uchovávám v rozsahu a po dobu stanovenou AML předpisy; u údajů podle § 16 AML zákona jde standardně o dobu 10 let po uskutečnění obchodu mimo obchodní vztah nebo po ukončení obchodního vztahu.

Automatizace a nástroje umělé inteligence

Při zpracování agendy mohu využívat elektronické nástroje pro automatizaci, vytěžování dokumentů, kontrolu údajů a také systémy založené na umělé inteligenci. Tyto nástroje slouží jako podpora pracovního procesu, například při třídění podkladů, strukturování dat, kontrolách nebo přípravě pracovních návrhů.

Nepoužívám výhradně automatizované rozhodování, které by bez lidského posouzení určovalo právní nebo daňové postavení klienta. Výstupy, které mohou mít význam pro odborný závěr nebo další významný krok v agendě, podléhají lidské kontrole.

Pokud si klient nepřeje využití systémů umělé inteligence při zpracování své agendy, může mi tuto skutečnost kdykoli oznámit.

Více informací o tomto způsobu práce je uvedeno na stránce Technologie a AI.

Příjemci a další zpracovatelé

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje právní předpis, a dále poskytovatelům služeb, které používám při zajištění agendy. Podle konkrétní situace může jít zejména o poskytovatele:

• hostingu, cloudových úložišť a zálohování,
• e-mailových, komunikačních a kancelářských služeb,
• účetních, daňových a mzdových informačních systémů a související technické podpory,
• automatizačních, dokumentových a AI služeb, pokud jsou pro konkrétní zpracování využity.

Poskytovatele vybírám s ohledem na povahu zpracovávaných údajů a požadavky na ochranu, důvěrnost a zabezpečení informací.

Přehled významných technických poskytovatelů, kteří mohou být podle povahy konkrétní agendy zapojeni jako další zpracovatelé, je uveden na stránce Další zpracovatelé.

Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Někteří poskytovatelé technických nebo cloudových služeb mohou zapojovat infrastrukturu nebo další zpracovatele mimo Evropský hospodářský prostor. Pokud při tom dochází k předání osobních údajů do třetí země, je takové předání uskutečňováno pouze při splnění podmínek GDPR, zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo jiných vhodných záruk podle GDPR.

Profesní mlčenlivost a zabezpečení

Informace získané v souvislosti s výkonem daňového poradenství podléhají zákonné profesní mlčenlivosti. Přístup k údajům omezuji podle potřeby a používám přiměřená technická a organizační opatření k jejich ochraně před neoprávněným přístupem, ztrátou nebo zneužitím.

Doba uchování údajů

Osobní údaje uchovávám pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelu zpracování nebo po dobu stanovenou právními předpisy. Konkrétní doba se proto může lišit podle druhu agendy, zákonných archivačních lhůt a potřeby chránit právní nároky.

Práva subjektů údajů

Za podmínek stanovených GDPR můžete požadovat přístup k osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, omezení zpracování, případně vznést námitku proti zpracování. V příslušných případech můžete také uplatnit právo na přenositelnost údajů nebo odvolat dříve udělený souhlas.

Máte rovněž právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.